読めば読むほど、かさばる本や書類、報告書などをどうやって管理したらいいでしょうか？
職業柄で書類や報告書がたまってしまう人、読書が趣味の人の頭を悩ます問題です。
そこで「電子化」が解答の一つにあがります。紙から電子データへと変換することで、たくさんのメリットがあります。
メリット１：情報検索を効率化
大量に保管された紙データの中から、「あの情報はどこに書いてあっただろう？」と探し出すのはたいへん難しいです。
紙の山の中でむなしく奮闘しても、見つけたい情報を探し出せるとは限りません。
書類、書籍を電子化することで、PCで検索・閲覧できるようになり、このようなムダな時間をは省くことができます。
また、友人にデータを添付することが簡単になり、情報共有が容易です。
メリット２：省スペース
紙データを電子データにすれば、いうまでもなく、スペースは限りなくゼロになります。膨大な書籍、報告書、書類のデータはハードディスクに蓄えられ、今まで書籍などが占拠してきた部屋のスペースを明け渡してくれます。
たとえば、DVD1枚で書類なら約70,000枚が保存できます。
メリット３：省リスク
報告書や書類の中には、外部に漏らすことができないものもあるかもしれません。電子化によって、そんな重要な情報を安全に管理することができます。
また、紙データでは、ちょっとした不注意で破損してしまうことがあるでしょう。コーヒーをこぼしたり、うっかり燃やしてしまうなどです。また、経年変化で紙データは劣化してしまいます。
このように、紙データが電子化されることで、多くのメリットがある反面、紙媒体だからこそ味わえる風味があります。それらは単に写真等やテキスト化では保存することができないものです。これらのデータは失われてしまえば、二度と回復できないもので、そう軽々には判断してはならない問題だといえるでしょう。
物質として価値ある資料は何か
特に、近年は昭和時代の生活を保存するための博物館や記念館が創設されるなど、従来はあまり価値がないものだと判断されたものが再認識されていることを考えると、今あなたが電子化すればいいと判断した資料がその後、紙媒体としての価値を持つようになるかもしれません。
このようなリスクを承知したうえで、電子化を推進する判断をしなければならないでしょう。